Jak kompletować dossier?
Jeśli kompletowanie dokumentów nie sprawia Ci trudności, to ten artykuł prawdopodobnie nie jest dla Ciebie.
Jeśli jednak czujesz, że nie jest to Twoja mocna strona, przeczytaj jak kilka czynności wykonanych raz a dobrze może usprawnić biurokrację.
Te czynności są trywialne. Może Ci się wydawać, że są zbyt trywialne, by mogły Ci pomóc w wymierny sposób. Ale ich skuteczność tkwi właśnie w tym, że są proste i porządkują rzeczywistość. Dzięki temu jest po prostu łatwiej.
Ten wpis nie jest o tym jak zrobić z biurokracji świetną zabawę. Tylko jak ją usprawnić by nie wywoływała tylu frustracji.
PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Może Cię to zdziwiło, że kompletowanie zaczynam od przechowywania, ale jest to moim zdaniem podstawa. Jeśli wiem gdzie co mam, to łatwiej mi jest nie tylko znaleźć dokumenty wtedy, kiedy ich potrzebuję. Już samo myślenie o załatwieniu sprawy w urzędzie jest dla mnie łatwiejsze, niż gdybym miała za każdym razem przekopywać się przez nieuporządkowaną stertę papierów.
1. Zgromadź oryginały wszystkich dokumentów jakie posiadasz w jednym miejscu.
– dyplomy fizjoterapeuty;
– prawo wykonywania zawodu – Kif;
– pozwolenie na wykonywanie zawodu we Francji;
– umowa o pracę;
– umowa najmu mieszkania lub zaświadczenie o miejscu zamieszkania;
– zaświadczenie o niekaralności;
– akt urodzenia;
– świadectwa pracy;
– ubezpieczenia;
– inne dokumenty jakie posiadasz;
2. Upewnij się, że dokumenty są poprawnie uzupełnione i podpisane.
Skoro masz dokument, to zakładasz, że wszystko jest okej.
Jednak nie zawsze tak jest. Moim ulubionym przykładem w tym temacie jest na przykład umowa najmu. Często zdarza się, że jej nie podpisujesz bo dla Ciebie najważniejsze jest, aby podpisał ją właściciel.
Jednak taki dokument nie jest ważny na przykład w Izbie Fizjoterapeutów.
Dlatego przejrzyj teraz na spokojnie, czy wszystkie Twoje dokumenty są poprawnie uzupełnione. Daty, nazwiska, adresy, podpisy itp.
– Upewnij się, że na umowie o pracę jest zarówno podpis pracodawcy jak i Twój podpis.
– Upewnij się, że na umowie najmu jest zarówno podpis właściciela jak i Twój podpis.
– Upewnij się, że na dokumentach są daty.
3. Sprawdź czy masz francuskie tłumaczenie polskich dokumentów
Oczywiście nie wszystkie dokumenty musisz mieć przetłumaczone bo nie wszystkie będą od Ciebie wymagane we Francji.
Te, które na pewno warto mieć przetłuczone to:
– dyplom fizjoterapeuty
– zaświadczenie o niekaralności
4. Przechowuj dokumenty w jednym miejscu.
Dobrze sprawdza się segregator z koszulkami. Najlepiej trzymać każdy dokument w osobnej koszulce dlatego, że jest to najprostsza forma przeglądania dokumentów. Jeśli potrzebujesz przedstawić gdzieś jeden tylko dokument, to najszybciej go znajdziesz w ten właśnie sposób.
Jeśli trzymasz wszystkie dokumenty w teczce, to oczywiście to też jest dobry sposób. Jednak przeszukiwanie dokumentów, które przechowywane są w jednym pliku jest moi zdaniem trudniejsze i łatwiej wtedy o bałagan.
KOMPLETOWANIE DOSSIER
Dossier po francusku to po prostu komplet dokumentów dotyczących konkretnej sprawy lub konkretnej osoby.
Jeśli chcesz na przykład otworzyć konto w banku, lub zapisać się do Izby Fizjoterapeutów, to musisz skompletować dossier.
Kluczem do sprawnej biurokracji jest kompletność dossier. Wszystkie niezbędne dokumenty w jednym miejscu i w jednym czasie.
Jeśli będziesz przesyłał dokumenty pojedynczo, to niepotrzebnie przysporzysz frustracji sobie, osobie, która zajmuje się Twoją sprawą, no i oczywiście niepotrzebnie wydłużysz cały proces.
Kilka wskazówek jak dobrze kompletować dossier.
1. Pobierz listę potrzebnych dokumentów.
Znajdziesz ją na pewno na stronie urzędu, banku lub innej instytucji, w której masz jakąś sprawę.
Wydrukuj ją, przepisz ręcznie, albo przekopiuj do dokumentu word. Chodzi o to, żebyś mógł po niej pisać albo nanosić na nią swoje uwagi.
2. Przygotuj pustą teczkę.
Będziesz w niej umieszczał dokumenty, które dotyczą sprawy, którą akurat załatwiasz.
Jeśli wszystkie dokumenty trzymasz w jednym segregatorze, to wyjmiesz z niego te dokumenty, których potrzebujesz w tej konkretnej sprawi.
Poukładaj dokumenty w takiej kolejności, w jakiej są zapisane na liście.
3. Wydrukuj formularz jeśli jest konieczny.
Niektóre sprawy wymagają uzupełnienia formularza, podania lub oświadczenia. Na przykład zapis do Izby Fizjoterapeutów
4. Uzupełnij formularz
5. Check lista
Sprawdź po kolei, czy masz wszystkie dokumenty znajdujące się na liście.
Możesz sobie odhaczać te, które już masz. Lub notować co jeszcze musisz zrobić, aby taki dokument zdobyć.
6. Skseruj wszystkie dokumenty
Oryginały są potrzebne do wglądu, a w urzędzie zostawiasz kopie.
Oczywiście, najfajniej by było, żeby ksero zrobili sobie w urzędzie. I często robią.
Ja i tak wole iść z kopią już przygotowaną. Po prostu mniej czasu spędzam wtedy w urzędzie.
7. Zarezerwuj sobie dużo czasu.
Nie licz na to, że załatwisz sprawę w 5 minut. Jeśli tak się zdarzy, to będzie przypadek.
Jeśli w Twoim harmonogramie weźmiesz margines na możliwą kolejkę albo chwilową awarię systemu, wtedy będziesz mógł bez stresu poczekać aż problem zostanie rozwiązany.
Jeśli natomiast wyliczysz sobie czas co do minuty, to wszystko wokół będzie Cię denerwowało bo potencjalnie będzie opóźnienie do Twojego grafiku.
KOMPLETOWANIE DOSSIER ELEKTRONICZNEGO
Całe szczęście coraz więcej spraw można załatwić przez internet. Jest to oczywiście duże ułatwienie.
Tu też przyda Ci się kilka wskazówek, jak uprościć sobie życie.
Załatwianie spraw elektronicznie w oczywisty sposób oznacza, że będziesz przesyłał dokumenty w formie załączników.
Przygotuj to sobie raz a dobrze.
1. Utwórz nowy folder w komputerze i zatytułuj go w dowolny ale czytelny dla Ciebie sposób.
Np. Moje dokumenty.
2. Zeskanuj wszystkie Twoje dokumenty do tego folderu
3. Zeskanuj dokumenty do pliku PDF (a nie JPG).
Łatwiej przegląda się dokumenty w pdf-ie. Zwłaszcza jeśli mają kilka stron. Dlatego ten punkt jest bezpośrednio powiązany z kolejnym.
4. Kilkustronicowe dokumenty skanuj do jednego pliku.
5. Nadaj tytuły plikom
Tytułowanie dokumentów bardzo ułatwia sprawę. Tobie, osobie, która je odbiera i musi zarchiwizować w systemie.
6. Pisz czytelne maile.
Nawet jeśli nie mówisz jeszcze perfekt po francusku, postaraj się, aby w mailu wybrzmiało po co piszesz, w jakiej sprawie. I używaj wyrażeń typowych dla korespondencji mailowej.
Mam nadzieję, że ten wpis był dla Ciebie przydatny.
Biurokracja i dokumenty to nuda?